Projekte gibt es vielfältige. Sei es die Implementation einer neuen Software im Unternehmen oder die Entwicklung eines neuen Flyers. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass ein gutes Projektmanagement ein essenzieller Baustein eines jeden erfolgreichen Unternehmens ist. Ein Projektmanagementhandbuch steckt nun den Rahmen für die Projektdurchführung in einer Organisation ab. Nach DIN 69905, sind sie eine „Zusammenstellung von Regelungen. Es ist nicht mit einem Projekthandbuch zu verwechseln, dass ein einzelnes Projekt abbilden soll, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten“. Hier könnt ihr sehen, wie so ein Projektmanagement Handbuch aufgebaut ist.
Ein Projektmanagement Handbuch umfasst in der Regel folgende Punkte:
- Kriterien, was im Unternehmen als Projekt bezeichnet wird
- Welche Projektarten und -kategorien gibt es?
- Wie ist ein Projekt organisiert, welche Rollen sind zu finden?
- Wie wird die Dokumentation aufgebaut (wer berichtet wann an wen)?
- Formulare, Checklisten, Vorlagen und ein Glossar
Je nach Organisation, können noch weitere Punkte hinzukommen, wie etwa welche Instrumente zur Steuerung eingesetzt werden, etwa ein bestimmtes Management Tool. Was bei größeren Organisationen oder bei welchen, die stark variierende Projekte zu managen haben, sinnvoll ist, ist eine Unterteilung in unterschiedliche Projektarten. So können etwa unternehmensinterne Projekte eine andere Struktur aufweisen als Kundenprojekte.
Was macht ein gutes Projektmanagement Handbuch aus?
Wie viele Dinge, so braucht auch ein Projektmanagement Handbuch eine regelmäßige Pflege. Passen die Rollen noch zum Unternehmensaufbau? Haben wir vielleicht bereits ganz andere Tools? Solche Fragen sollte man sich immer wieder stellen. Bereits bei der Erarbeitung des Handbuchs ist es wichtig, dass so viele Stakeholder wie möglich an der Entwicklung beteiligt sind. Ein im stillen Kämmerlein entwickelte Regelung, vom Chef oder ein paar Mitarbeitern, ist meist zum Scheitern verurteilt. Projekte, wie auch deren Rahmen sind in der Zeit der Wissensarbeiter Gemeinschaftsprojekte. Das bedeutet auch, dass das gesamte Projektmanagement Handbuch jedem beteiligten Mitarbeiter zugänglich sein sollte und Vorschläge für Anpassungen auch wirklich erst genommen werden sollten. Achtet darauf, dass es kurz und prägnant gehalten ist. Es soll nicht zu einem Roman verkommen, den keiner mehr lesen will. Ebenso soll die Sprache verständlich für alle sein. Je komplizierter die Formulierungen, desto mehr ist das ein Hinweis, dass hier noch nicht wirklich Struktur und Klarheit herrscht.
Nutzt Vorlagen – ihr müsst das Rad nicht neu erfinden
Das hört sich jetzt erst einmal nach viel Arbeit an, ist es auch. Doch der Nutzen und die spätere Zeiteinsparung bei den einzelnen Projekten, zahlt den Einsatz zigfach zurück. Ihr müsst dabei das Rad nicht neu erfinden, es finden sich im Internet etliche (kostenlose) Vorlagen für ein Projektmanagementhandbuch, die ihr dann an die Besonderheiten euerer Organisation anpassen könnt. Auch für gängige Formulare und Checklisten, die in so gut wie jedem Projekt gebraucht werden, finden sich etliche Vorlage und Anregungen im Netz.
Fazit – Ein sinnvolles und wichtiges Tool
An einem guten Projektmanagement kommt heute keiner mehr vorbei, sogar bei (größeren) privaten Projekten. Immer sobald mehrere Menschen an etwas arbeiten, ist es wichtig, einen Rahmen zu erstellen, mit dem alle einverstanden sind und der zum Projekterfolg leitet. Das Projektmanagement Handbuch ist hier so zu sagen die Blaupause für jedes kommende Projekt und sollte deshalb gehegt und gepflegt werden. Wer noch nie eines gesehen hat, sollte sich deshalb mal ein paar ansehen, um ein Gefühl für die Inhalte zu bekommen.